Co dělat, když k vám zavítají kontroloři? Připravte si dokumenty

Pokud máte projekt podpořený z Operačního programu Životní prostředí (OPŽP), mohou na místo dorazit kontroloři ze Státního fondu životního prostředí ČR. Chodí většinou v průběhu realizace projektu a ověřují splnění všech podmínek.

Kontroloři se ohlásí nejčastěji dvěma způsoby. Pošlou, většinou přes datovou schránku, předem oznámení na adresu (sídlo) kontrolované osoby nebo osobně předají pověření přímo v den a na místě kontroly. V obou případech navíc s dostatečným předstihem zasílají e-mailem informace o tom, v jakém složení kontrolní skupina k příjemci dotace dorazí, a rovněž seznam dokladů a dokumentů, které je nutné předložit. Každý se proto může dostatečně předem připravit, což ušetří čas a usnadní celý proces.

Potřebné dokumenty

První, co si vedoucí kontrolní skupiny na místě vždy vyžádá, je zápis o zvolení/jmenování statutárního zástupce organizace, případně plnou moc pro osobu oprávněnou k součinnosti s kontrolujícím. Velmi důležitý je doklad o vlastnictví předmětu dotace a v případě realizace stavebních prací i samotná projektová dokumentace se všemi zapracovanými změnami spolu se stavebním deníkem a předávacími protokoly.

Kontrolovaný dále předkládá všechna související povolení orgánů veřejné správy, uzavřené smlouvy a jejich dodatky, doklady k výběrovým řízením včetně obálek s nabídkami a další. Podrobný seznam požadovaných dokladů, vyjádření a dalších náležitostí je uveden ve vzoru žádosti o podklady.

Většina kontrolovaných dokumentů je již během realizace vkládána do systému MS2014+. Kontrolní skupina nicméně ověřuje jejich shodu s existujícími originály, které jsou příjemcem dotace archivovány podle podmínek OPŽP. Pokud neshody v dokumentaci objevíte již při přípravě na kontrolu, je to dobré na začátku projednat s kontrolory a pokud možno co nejdříve chyby odstranit.

Co neopomenout?

Nejčastějším nedostatkem je nepředložení monitorovacích zpráv o průběhu realizace projektu (dnes v MS2014+ vedeno jako zprávy o realizaci), archivace pouze kopie stavebního deníku, nepřichystání všech dodatků ke smlouvám a tím i souvisejících změnových listů či chybějící skartační znak. Podklady z účetnictví příjemce zase zpravidla neobsahují dostatečně přesnou evidenci všech nákladů a výdajů.

 Kontrola je prevence

Samotná kontrola na místě má za cíl omezit nejčastější pochybení a dovést formou nápravy příjemce podpory ke správnému postupu při plnění podmínek, ke kterým se zavázal. Řádná příprava kontrolovaného subjektu na veřejnosprávní kontrolu je tak důležitou prevencí před identifikací chyb možných externích kontrol z Evropské komise, Nejvyššího kontrolního úřadu či Auditního orgánu.

VZOR Žádost o podklady

 Přinášíme seznam dokumentů, které jsou potřeba:

• Složku akce, ve které je přehledně vedena kompletní dokumentace k akci s originálními doklady (doklady k administraci akce od podání žádosti do současnosti, SoD se všemi dodavateli včetně všech dodatků a příloh, ostatní doklady s akcí související – předávací protokoly, dokumentace k předmětu podpory, seznam pozemků, na kterých je akce realizována)
• Rozhodnutí správních orgánů vydaná v souvislosti s realizovaným projektem (je-li relevantní)
• Doklady k právní subjektivitě příjemce podpory
• Průběžnou fotodokumentaci z průběhu realizace akce
• Kompletní projektovou dokumentaci k realizaci, včetně případných odsouhlasených změn
• Kompletní dokumentaci k zadávacím řízením, včetně všech nabídek s obálkami (originály)
• Změnové listy ke změnám oproti PD (je-li relevantní)
• Rozhodnutí o poskytnutí dotace, registraci akce (originál)
• Dokumenty a podklady prokazující zajištění publicity dle podmínek RoPD
• Podklady dokazující plnění monitorovacích indikátorů projektu – soulad s projektem, stanovisko zhotovitele odborného posudku, stanovisko ČIŽP (je-li vypracováno)
• Zprávy z předchozích kontrol a auditů, závěrečné zprávy odesílané na SFŽP prostřednictvím el. prostředí MS2014+ (je-li vedeno pouze v el. formě, prosím vytisknout a založit do složky akce vedené příjemcem podpory)
• Evidence majetku (doklady prokazující aktuální vlastnické vztahy k předmětu podpory)
• Pro ověření, že nedošlo k „dvojímu financování“ bude dále zkoumáno, zda a jaké další dotace Vám byly poskytnuty (případné doklady o udělení další dotace nebo finančního příspěvku na uvedenou akci)
• Vnitřní předpis, který stanoví oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob vztahující se k připojování podpisového záznamu
• Vnitřní směrnice o vedení, archivaci a skartaci dokumentů, spisový a archivační řád organizace

Doklady ekonomické povahy:

• Účtový rozvrh účetní jednotky na jednotlivé roky kontrolovaného období
• Účetní výkazy za kontrolované období: Rozvaha (bilance) včetně podrozvahy) Výkaz zisku a ztráty, Příloha účetní závěrky
• Účetní doklady k jednotlivým účetním případům (faktury, pokladní doklady a paragony, následně i bankovní výpisy vztahující se uvedeným dokladům a k dané akci, doklady prokazující zaúčtování předmětu podpory i samotné přijaté dotace). Originály dokladů, které byly zaslány na SFŽP
• Všechny žádosti o platbu odeslané na SFŽP ČR prostřednictvím MS2014+
• Směrnice k vedení účetnictví a finanční kontrole
• Objednávky / smlouvy k výdajům projektu
• Výpis z účetního deníku nebo hlavní knihy se zaúčtováním transakcí projektu
• Aktuální prohlášení, zda je/není subjekt plátce DPH (čestné prohlášení)
• Záznam o zařazení a evidenci majetku (je-li relevantní)

 Fond je oprávněn v případě potřeby požadovat další dokumenty a doplňující údaje. Při kontrole na místě je ověřeno, zda příjemce vede přehlednou složku projektu, a zda kontrolované doklady jsou archivovány v souladu se smluvními podmínkami, za kterých byla dotace poskytnuta, dle příslušných právních norem a metodik OPŽP.

 V průběhu kontroly je provedena i fyzická kontrola stavu předmětu podpory na místě členy kontrolní skupiny a fotodokumentace současného stavu.